Dokumentacja pracownicza

I. Akta osobowe pracownika

1. Dokumentacja pracownicza prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej – obowiązki pracodawcy

2. Kwestionariusze osobowe: kandydata do pracy oraz pracownika, czy należy wciąż stosować?

3. Teczka z aktami osobowymi z podziałem na części: ABCD

• rodzaje dokumentów gromadzonych w części A

• rodzaje dokumentów gromadzonych w części B

• rodzaje dokumentów gromadzonych w części C

• rodzaje dokumentów gromadzonych w części D

4. Katalog danych osobowych i dokumentów dot. członków rodziny pracownika, których przetwarzanie jest dopuszczalne w świetle RODO

5. Monitoring w firmie – zasady stosowania oraz informowanie pracowników

o monitoring

II. Obowiązująca treść wybranych dokumentów pracowniczych

1. Umowa o pracę

2. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę

3. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenie

4. Świadectwo pracy

• Aktualny wzór świadectwa pracy

• Tryb i forma wnioskowania o wydanie świadectwa pracy po zmianie przepisów

• Wydawanie świadectwa pracy członkom rodziny po zmarłym pracowniku w świetle ostatnich zmian

III. Okresy przechowywania akt osobowych oraz pozostałych dokumentów pracowniczych:

50 lub 10 lat – do których pracowników jakie stosować terminy przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych, w tym:

• Uprawnienia pracowników dotyczące pozyskiwania od pracodawców dokumentacji pracowniczej

  • w trakcie zatrudnienia

  • po zakończeniu stosunku pracy

• Bezgotówkowy sposób wypłaty wynagrodzenia za pracę – wymagane dokumenty

• Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko pracownikom związane z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej

Kontrola trzeźwości w miejscu pracy

• Dopuszczalność przesiewowej kontroli pracowników na obecność alkoholu w organizmie.

• Akty prawa wewnątrzzakładowego a kontrola trzeźwości

• Obowiązek informacyjny pracodawcy, dotyczący zarówno dotychczasowych, jak i nowozatrudnionych pracowników

• Dokumentowanie przebiegu badania.

• Obowiązki pracodawcy po stwierdzeniu spożywania przez pracownika alkoholu lub wykazania w trakcie kontroli stężenia alkoholu w organizmie ponad dopuszczalną normę

• Odpowiedzialność porządkowa pracownika z tyt. naruszeń przewidzianych w ustawie

• Kontrola trzeźwości osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.

• Termin wprowadzenia kontroli trzeźwości i możliwość kontroli

• w zakładzie pracy

Work & Life Balance

1. Urlopy pracownicze

• Urlop rodzicielski

• Urlop opiekuńczy – założenia nowego uprawnienia dla pracowników

• Nowe zwolnienie od pracy – 2 dni zwolnienia ze względu na „siły wyższe”

2. Uprawnienia rodzicielskie

• Uprawnienia pracownika-rodzica mającego na wychowaniu dziecko do lat 8

– praca w godzinach nadliczbowych

– praca w porze nocnej

– delegowanie poza stałe miejsce pracy

• Elastyczna organizacja czasu pracy

– komu przysługuje?

– organizacja pracy przez pracodawcę

3. Nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy

• Umowa na okres próbna na nowych zasadach

– wpływ „zamiaru” pracodawcy na czas trwania umowy na okres próbny

• Uzasadnianie rozwiązania umowy o pracę na czas określony

– rozwiązanie umowy na czas określony po 1 sierpnia 2022 r.

4. Inne kwestie

• Szkolenia finansowane przez pracodawcę a czas pracy

– kiedy szkolenie będzie zaliczane do czasu pracy po 1 sierpnia 2022 r.

– jakie szkolenia zaliczane są do czasu pracy

5. Dokumentacja pracownicza po 1 sierpnia 2022 r

• Mieszana forma dokumentacji pracowniczej

• Elektronizacja wniosków pracowniczych

• Obowiązek uzasadniania odmownych odpowiedzi pracodawcy na wnioski pracowników

• Informacja o warunkach zatrudnienia na nowo

Praca zdalna

• Nowa definicja pracy zdalnej

• Praca zdalna z inicjatywy pracodawcy, w tym ograniczenia dot. pracy zdalnej na polecenie pracodawcy

• Praca zdalna na wniosek pracownika

• Kiedy pracownikowi nie wolno wykonywać pracy zdalnej

• Grupy pracowników, którym pracodawca powinien zorganizować pracę zdalną w przypadku złożenia wniosku o taką pracę oraz sytuacje w jakich można im odmówić

• Praca zdalna okazjonalna

• Praca zdalna w formie hybrydowej czy praca zdalna na stałe – wymogi formalne, różnice

• Praca zdalna – co pracodawca ma obowiązek zapewnić wykonującym pracę zdalną, a co pracownik powinien zorganizować we własnym zakresie

• Obowiązek wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu pieniężnego w razie pracy zdalnej – czego dotyczy, w jaki sposób i w jakiej wysokości należy je ustalić

• Porozumienie w sprawie pracy zdalnej, regulamin pracy zdalnej, polecenie pracy zdalnej – czym się różnią i kiedy należy je stosować?

• Obowiązkowe procedury, jakie należy przeprowadzić w razie pracy zdalnej

A/ gdy u pracodawcy działają związki zawodowe

B/ w firmie, w której nie ma związków zawodowych

• Treść i tryb wprowadzenia w życie regulaminu pracy zdalnej:

A/ obowiązkowe zapisy w regulaminie pracy zdalnej, w tym dot. RODO , BHP, kontroli pracy

B/ fakultatywne zapisy dot. pracy zdalnej

• Oświadczenia pracownicze dot. pracy – obowiązkowa treść dokumentów ( wzory ), sposób i miejsce ich przechowywania

• Dodatkowe świadczenia pieniężne i rzeczowe pracodawcy na rzecz pracownika wykonującego pracę zdalną w aspekcie podatkowym (PIT) oraz ZUS

• Zakaz ustawowy czyli kiedy bezwzględnie nie można stosować pracy zdalnej

• Praca zdalna – jak się wycofać, w tym rezygnacja z pracy zdalnej przez pracownika lub z inicjatywy pracodawcy. Wymogi formalne

Czas pracy

1. Źródła prawa

• Kodeks pracy oraz rozporządzenia regulujące zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej związanej z czasem pracy

• Porozumienia: z przedstawicielem załogi / lub ze związkami zawodowymi / nt. rozkładów czasu pracy i okresów rozliczeniowych

• Regulamin pracy lub obwieszczenie o systemach czasu pracy

2. Wymiar czasu pracy

• Wpływ zwolnienia lekarskiego na rozliczenie czasu pracy

• Urlop wypoczynkowy, a zmiana grafiku/harmonogramu czasu pracy

• Rozliczenia czasu pracy w przypadku nieprzepracowania przez pracownika pełnego okresu rozliczeniowego z przyczyn zawinionych przez pracownika

3. Systemy czasu pracy – korzyści i mankamenty z punktu widzenia pracodawcy oraz uprawnienia dla pracowników wynikające z różnych systemów czasu pracy

• Podstawowy

• Równoważny

• Zadaniowy

• Skrócony czas pracy oraz praca weekendowa

• Praca w pozostałych systemach i rozkładach czasu pracy, w tym praca zmianowa

4. Normy: dobowa i tygodniowa czasu pracy i zasada średnio pięciodniowego tygodnia pracy i okresy rozliczeniowe czasu pracy obowiązujące w b.r.

• Doba robocza, a praca w warunkach jej przekroczenie w świetle ostatniej nowelizacji Kodeksu pracy.

• Ruchomy czas pracy w praktyce

5. Minimalny odpoczynek od pracy w różnych systemach czasu pracy

• Minimalny obowiązkowy, nieprzerwany odpoczynek pracownika: 11-godzinny dobowy i 35-godzinny tygodniowy

• Dopuszczalne prawem odstępstwa w zakresie minimalnego wypoczynku

• System, rozkład czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe: jak wybrać najkorzystniejsze rozwiązania uwzględniając specyfikę firmy?

6. Praca w porze nocnej

7. Praca w godzinach nadliczbowych

• Dodatki 50%

• Dodatki 100% za godziny nadliczbowe

• Udzielania czasu wolnego za nadgodziny

8. Praca w dniu wolnym, niedziele i święta –różne zasady rekompensowania dla poszczególnych grup pracowniczych,

w tym osób na stanowiskach kierowniczych

9. Dokumentacja związana z planowaniem i rozliczaniem czasu pracy

• Umowa o pracę oraz indywidualna informacji o warunkach zatrudnienia – zapisy dot. czasu pracy

• Czemu służy i co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy

• Lista obecności oraz elektroniczna ewidencja pobytu na terenie zakładu pracy

• Tworzenie papierowych i elektronicznych rozkładów czasu pracy

• Wniosek pracownika o ruchomy czas pracy

• Wniosek pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy

• Wnioskowanie o wolne celem opieki nad dzieckiem na podst. art.188 kp

• Wniosek o wolne celem załatwienia spraw prywatnych

• Dokumentacja związana z pracą w nadgodzinach

• Podróż służbowa – jak rozliczyć i dokumentować czas pracy – przykłady, orzeczenia SN

• Dokumentacja dot. pracy zdalnej

• Pozostałe dokumenty pracownika przechowywane poza aktami osobowymi powiązane z czasem pracy oraz dokumentacja urlopowa, dokumentacja płacowa

• Udostępnianie dokumentacji o czasie pracy w świetle RODO

10. Konsekwencje naruszania przepisów o czasie pracy dla pracownika i dla pracodawcy

• Kary porządkowe wymierzane przez pracodawcę dla pracowników nieprzestrzegających przepisów o czasie pracy

• Obowiązki oraz zakres odpowiedzialności: pracodawcy, kierowników/dowódców zmiany / brygadzistów z tytułu niewłaściwej organizacji i rozliczenia czasu pracy podległych pracowników (odpowiedzialność porządkowa, odpowiedzialność karna)

11. Najczęściej popełniane błędy w zakresie planowani i rozliczania czasu pracy, jak ich uniknąć